Iratkezelési és ügyintézési funkciók

Érkeztetés

  • Bármilyen dokumentum- és fájltípus kezelése (levél, fax, e-mail, kép, táblázat, hanganyag, szkennelt dokumentum stb.).
  • Központi nagy tömegű szkennelés támogatása.
  • Feladó/címzett/küldemény adatainak rögzítése címjegyzékek segítségével.
  • Automatikus érkeztetés, előfeldolgozás.
  • Elektronikus visszaigazolás küldése, mely a feladót tájékoztatja az érkeztetés megtörténtéről.
  • Elektronikus átadókönyv-készítés.


Iktatás

  • Irattari terv kezelése (tételszám, megőrzési idő, megőrzési hely).
  • Központi/osztott/vegyes iktatás illetve sorszámos/főszámos-alszámos/főlajstromszámos iktatás.
  • Korlátlan számú iktatókönyv kezelése.
  • Előadói ív, átiktatás, sztornózás.
  • Funkcionális és hozzáférési jogosultságok kezelése.
  • Dokumentumok verziókezelése.
  • Ügyintézőkre szignálás.
  • Felelősök és feladatok ügyhöz rendelése.


Ügyintézés, postázás

  • Ügyintézés: feladatok, teendők, helyettesítések kezelése, ellenőrzése, jóváhagyása.
  • Határidő-beállítás, -figyelés, határidő-felfüggesztés, figyelmeztetés küldése.
  • Elektronikus aláírás kezelése.
  • Dokumentumsablonok használata.
  • Iratok kapcsolása, szerelése.
  • Tetszőleges számú és formátumú melléklet kezelése.
  • Kiadmányozási folyamat támogatása.
  • Körfax, kör-e-mail, körlevél kezelése, boríték- és etikettnyomtatás.
  • Postai feladójegyzék készítése elektronikusan (expediálás).
  • Jóváhagyási folyamatok kezelése.
  • Előadói ív készítése.


Irattározás, selejtezés

  • Irattári terv leképezése elektronikus formára.
  • Selejtezési, őrzési idők, őrzési hely megadása.
  • Selejtezési lista automatikus elkészítése.
  • Irattári jegyzék, levéltári jegyzék, selejtezési jegyzőkönyv készítése.
  • Irattárba adandó iratok automatikus listája.
  • Elektronikus archiválás.


Iratkezelés előnyei
Iratkezelés és ügyintézés